Factuureisen per 1 januari 2013

Met ingang van 1 januari 2013 wijzigen de factureringsregels. De wijzigingen zijn vooral bedoeld om de regels met betrekking tot heffing van BTW te vereenvoudigen, te moderniseren en verder te harmoniseren.

Veel aandacht wordt besteed aan elektronisch factureren en het bevorderen van het gebruik van elektronische facturen. Daarnaast vinden wijzigingen plaats met betrekking tot de uitreiking van de factuur, de inhoud van de factuur en het bewaren van facturen. Ook de eisen, waaraan een factuur moet voldoen, wijzigen op een aantal punten. Hieronder lichten wij de factuureisen nader toe.

Uw facturen (rekeningen) moeten aan een aantal wettelijke eisen voldoen. U moet op alle facturen de hieronder genoemde basisgegevens vermelden. Facturen die niet aan deze eisen voldoen, moet u herstellen. Uw afnemer heeft anders geen recht op aftrek van btw.

Basisgegevens facturen

• uw naam, adres en btw-nummer
• uw KvK-nummer (als u bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel)
• een uniek volgnummer
• de datum waarop de factuur gemaakt is
• de naam en het adres van uw afnemer
• de datum waarop, of het tijdvak waarin de goederen of diensten zijn geleverd
• het aantal geleverde goederen of diensten
• een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd
• het btw-tarief dat u in rekening brengt
• het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
• het btw-bedrag

In sommige situaties gelden aangepaste regels voor uw facturen:

• U levert margegoederen? Dan kunt u misschien gebruik maken van de margeregeling.
• U maakt gebruik van de verleggingsregeling? U vermeldt op de factuur ‘btw verlegd’ en het btw-nummer van die afnemer.
• U levert vrijgestelde goederen of diensten? U vermeldt op de factuur dat een vrijstelling van toepassing is.
• U levert goederen aan ondernemers in andere EU-landen? U brengt 0% btw in rekening en vermeldt het btw-nummer van die afnemer.
• U levert diensten aan ondernemers in andere EU-landen? Gebruik het ‘hulpmiddel Diensten in en uit het buitenland‘.
• U levert goederen of diensten aan ondernemers buiten de EU? U brengt 0% btw in rekening.

Hoe lang moet u facturen bewaren?

Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. Andere facturen bewaart u 7 jaar. U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Het moet dan wel een juiste en volledige weergave van het origineel zijn.

Wanneer moet ik de factuur versturen?

U moet uw factuur versturen voor de 15e van de maand ná de maand waarin u uw product of dienst heeft geleverd. Bijvoorbeeld: u geeft op 23 juni een bedrijfstraining, dan verstuurt u de factuur voor 15 juli.

Overgang naar IBAN-nummer

Vanaf februari 2014 gaan alle rekeningnummers over op het IBAN-nummer. Betalingen van zowel bedrijven als consumenten zijn vanaf dat moment alleen nog mogelijk via het langere rekeningnummer IBAN. Dit heeft gevolgen voor uw facturen en andere financiële correspondentie zoals briefpapier, website en salarisstroken. Wilt u weten welke impact de overgang naar IBAN heeft op uw bedrijf? Doe de IBAN impact-check.

Ondersteuning

Heeft u ondersteuning nodig mbt uw factuurlayout in AccountView, of heeft u een andere vraag? Neem dan contact op.