Privacybeleid

Kreuze Consultancy                                                                                      Privacyverklaring versie 1 20200709


Inleiding en definities
Voor Kreuze Consultancy zijn de vertrouwelijke omgang met de gegevens van opdrachtgevers en privacy belangrijke onderwerpen. In deze verklaring leest u hoe Kreuze Consultancy met uw privacy omgaat en wat uw belangrijkste rechten zijn.

Kreuze Consultancy kan deze verklaring wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Op de website van Kreuze Consultancy vindt u altijd de meest actuele verklaring.

Definities
Met ‘Kreuze Consultancy’ wordt bedoeld: de eenmanszaak, statutair gevestigd te Zuidwolde en kantoorhoudende te (7921 EC) Zuidwolde aan de Landschapslaan 16, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 50652850.

Wanneer wordt gesproken over ‘we’ of ‘wij’, dan wordt daarmee Kreuze Consultancy bedoeld.

Als er wordt gesproken over ‘de website’, wordt daarmee de website van Kreuze Consultancy bedoeld: www.kreuzeconsultancy.nl.

Wie is de verantwoordelijke?
Kreuze Consultancy is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke, aangezien Kreuze Consultancy haar werkzaamheden in onafhankelijkheid van haar cliënten uitvoert en zij zelf het doel en de middelen voor de verwerking van de aan haar aangeleverde persoonsgegevens vaststelt. Uitsluitend indien Kreuze Consultancy werkzaamheden zou verrichten waarbij zowel het doel als de middelen door de cliënt worden bepaald, zou Kreuze Consultancy kunnen worden aangemerkt als verwerker (en is de cliënt de verwerkingsverantwoordelijke).

Wanneer is deze verklaring van toepassing?
Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Kreuze Consultancy verzamelt en verwerkt van bezoekers van de website, de (potentiële) afnemers van diensten en producten van Kreuze Consultancy en van sollicitanten.

Welke gegevens verzamelt Kreuze Consultancy en waarvoor?
Algemene personaliagegevens
Wanneer u zich meldt bij Kreuze Consultancy met een vraag, sollicitatie of ander bericht, verwerkt Kreuze Consultancy uw bedrijfsnaam (voor zover aanwezig), naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en, wanneer aanwezig, KvK-nummer en BTW-nummer. Ook verwerkt Kreuze Consultancy mogelijk documenten en gegevens vanuit openbare registers, zoals het Kadaster en de Kamer van Koophandel. Deze gegevens verwerkt Kreuze Consultancy om adequaat op uw vraag of bericht te kunnen reageren en om de overeenkomst van opdracht uit te kunnen voeren.

Wettelijke identificatie
Kreuze Consultancy is wettelijk verplicht haar cliënten te identificeren. Bij aanvaarding van de opdracht vergewist Kreuze Consultancy zich van de identiteit van de cliënt en in voorkomend geval tevens van de identiteit van de tussenpersoon die de opdracht namens de cliënt verstrekt.

Kreuze Consultancy bewaart (indien nodig) een kopie van het identiteitsbewijs van de cliënt. Ook bewaart Kreuze Consultancy een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel (indien de cliënt staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel).

Aanvullende identificatie Wwft
Op bepaalde diensten door Kreuze Consultancy is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van toepassing. De Wwft bevat zowel de verplichting tot het doen van cliëntenonderzoek als de verplichting een (voorgenomen) ongebruikelijke transactie te melden. Uitgangspunt van de wet is de risicogebaseerde benadering van de naleving van de wet. In het kader van de verplichtingen onder de Wwft verzamelt Kreuze Consultancy onder meer de gegevens uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, de oprichtingsakte en statuten (voor zover van toepassing) en bewaart Kreuze Consultancy een kopie van het identiteitsbewijs, een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, de statuten en de oprichtingsakte, het voorgaande zowel van de opdrachtgever, de eventuele vertegenwoordiger, als van eventuele groepsmaatschappijen en de uiteindelijk belanghebbende (UBO). Ook onderzoekt Kreuze Consultancy of de opdrachtgever of de UBO een politiek prominent persoon (PEP) is en Kreuze Consultancy legt de gegevens van dit onderzoek vast.

Bezoek aan de website
Wanneer u de website bezoekt, verzamelt Kreuze Consultancy gegevens over uw bezoek aan de website.

Aanvullende persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens Kreuze Consultancy verder verwerkt, hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens/documenten:

  1. financiële gegevens die nodig zijn voor het verwerken van de financiële administratie, het verzorgen van fiscale aangiften, het opstellen van jaarrekeningen e.d.;
  2. huwelijkse staat, gegevens partner en eventuele informatie over kinderen (voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften);
  3. bankrekeningnummer;
  4. testament, huwelijkse voorwaarden, eigendoms- en hypotheekakten en contracten (zoals onderhandse akten betreffende duurovereenkomsten).

Doeleinden verwerking persoonsgegevens
Kreuze Consultancy verwerkt persoonsgegevens, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (het verwerken van de administratie, het opstellen van jaarrekeningen, het doen van fiscale aangiften, etc.) en omdat de autoriteiten (zoals de Belastingdienst)/de wettelijke regels dat van Kreuze Consultancy eisen, en verdere gegevens als u ons daar toestemming voor hebt gegeven. Indien wij uw gegevens verwerken op grond van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde weer intrekken.

Daarnaast gebruikt Kreuze Consultancy de contactgegevens om de relaties van Kreuze Consultancy te informeren over ontwikkelingen en informatie over de producten en diensten, bijvoorbeeld via het versturen van nieuwsbrieven.

Sollicitanten
Ten aanzien van sollicitanten wijzen wij u graag op het volgende. U wordt gevraagd om in uw sollicitatiebrief nooit uw burgerservicenummer of geloofsovertuiging op te nemen en u hoeft eveneens geen kopie van het identiteitsbewijs bij te voegen. Mocht dit relevant zijn, dan komt dit gedurende het sollicitatieproces nader aan bod. Uw sollicitatie wordt gedurende de looptijd van een sollicitatieprocedure bewaard door de verantwoordelijk medewerker en daarna vernietigd, tenzij wij een arbeidsrelatie met u aangaan (in welk geval uw gegevens in uw personeelsdossier worden opgenomen). Mochten wij interesse hebben in uw profiel, maar wij u niet direct kunnen uitnodigen voor een gesprek, dan kunnen wij u vragen om expliciete toestemming te geven om uw sollicitatie enkele maanden tot een jaar in portefeuille te houden.

Verwerking binnen de EER
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’- gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.

Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk gezien de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. In de wet staan niet voor alle soorten persoonsgegevens exacte voorschriften voor bewaartermijnen. Kreuze Consultancy hanteert daarom de volgende criteria voor bewaartermijnen:

  1. bestaat er een wettelijke plicht om de persoonsgegevens te bewaren? Dan wordt die termijn gevolgd. Denk aan fiscale regelgeving over het bewaren van de administratie of het bijhouden van bewijs dat voldaan is aan de Wwft;
  2. welke wensen heeft de betrokkene? Sommige cliënten geven bijvoorbeeld aan graag geïnformeerd te willen worden over nieuwe ontwikkelingen. Dan bewaart Kreuze Consultancy de persoonsgegevens net zo lang als nodig is om aan deze wens te voldoen;
  3. zijn de gegevens nog nodig voor de uitvoering van de overeenkomst?

U kunt Kreuze Consultancy op ieder moment verzoeken om gegevens te verwijderen of aan te passen.

Kreuze Consultancy kan ervoor kiezen om bepaalde persoonsgegevens niet (direct) te verwijderen, indien dit gezien wettelijke bewaartermijnen niet toegestaan of niet wenselijk is, en het bewaren van deze gegevens geen onevenredige inbreuk maakt op uw privacy.

Welke partijen hebben toegang tot welke persoonsgegevens?
Het is mogelijk dat Kreuze Consultancy bij het uitvoeren van haar diensten bepaalde persoonsgegevens deelt met derde partijen. Deze partijen zijn:

  1. derde partijen die Kreuze Consultancy inschakelt of benadert bij de uitvoering van de overeenkomst, zoals postverwerkers, bezorgdiensten, deurwaarders, gerechtelijke colleges, notarissen, accountants, externe adviseurs, salarisverwerkers, etc.;
  2. IT-partners die zorgen voor hosting en onderhoud van de website en die zorgdragen voor de ICT- infrastructuur van Kreuze Consultancy;
  3. het incasso- en/of deurwaarderskantoor dat Kreuze Consultancy inschakelt voor de incasso van haar vorderingen op de betreffende cliënt;
  4. toezichthouders en opsporingsinstanties, wanneer deze gerechtigd zijn tot ontvangst van de gegevens;
  5. andere partners waarvan Kreuze Consultancy cookies, plug-ins, applicaties en/of andere software gebruikt op de website.Kreuze Consultancy waarborgt indien redelijkerwijs mogelijk dat deze derden de gegevens verwerken in overeenstemming met deze verklaring en slechts gebruiken voor het overeengekomen doel.

Kreuze Consultancy verkoopt of verspreidt uw persoonsgegevens nooit zonder uw toestemming aan derden die als doel hebben de gegevens te gebruiken voor direct marketing.

Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd?
Kreuze Consultancy gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging of onrechtmatig gebruik, die gezien de daarmee gemoeide kosten en de aard van de persoonsgegevens redelijk zijn.

Inzage, correctie en verwijdering
U mag Kreuze Consultancy te allen tijde inzage verzoeken in uw persoonsgegevens. Ook kunt u Kreuze Consultancy verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens, dan heeft u het recht deze toestemming in te trekken. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Wanneer u klachten hebt over de manier waarop Kreuze Consultancy met uw gegevens omgaat, laat ons dit dan weten, zodat wij hiermee aan de slag kunnen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen, bezwaren en verzoeken tot bijvoorbeeld inzage, correctie en/of verwijdering van persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar:

Kreuze Consultancy
Landschapslaan 16
7921 EC Zuidwolde
info@kreuzeconsultancy.nl
06 818 79 003

Download: Privacyverklaring Kreuze Consultancy versie 1 20200709