Horeca; zorg voor een goede kasadministratie!

Bewaarplicht voor controlekassarol cafetaria
Een cafetaria heeft een naheffinsaanslag btw gekregen omdat er ernstige gebreken in de kasadministratie zitten. Zo heeft de horecabaas de controlekassarol, het intern geheugen van de kassa, niet zeven jaar bewaard. De rechter is het eens met de inspecteur dat er geen betrouwbare grondslag aanwezig is voor de omzetberekening van de eenmans horecagelegenheid.

De man exploiteert een cafetaria in de vorm van een eenmanszaak. De echtgenoot van hem werkt mee in de onderneming. Er is geen personeel. In 2002 start de inspecteur een onderzoek naar de aanvaardbaarheid van de IB- en OB-aangiften. Naar aanleiding van het onderzoek legt de inspecteur een btw-naheffingsaanslag op.

Controleerbare kasadministratie
Hof Leeuwarden stelt dat de kasadministratie een centraal, ondeelbaar en onmisbaar onderdeel van de administratie vormt. Voor een goed overzicht van de geldstromen binnen zijn horeca-onderneming is het volgens het hof van essentieel belang dat hij een doorlopende en volledige – controleerbare – kasadministratie voert. Daar is volgens het hof geen sprake van omdat er nooit een kascontrole is uitgevoerd.

Naheffingsaanslag niet te hoog
Verder zijn er geen vastleggingen van een (regelmatige) telling van het feitelijk aanwezige geld in de kassa. Het hof stelt vervolgens ook nog vast dat de horecabaas het interne geheugen van de kassa (de controlekassarol met daarin ook de detailgegevens van de bestellingen) niet zeven jaar heeft bewaard. Volgens het hof is dit interne geheugen een verplicht te bewaren gegevensdrager als bedoeld in art. 52 AWR. Het hof vindt daarom dat er geen administratie aanwezig is die als betrouwbare grondslag voor de omzetberekening kan worden gebruikt. De naheffingsaanslag is volgens het hof niet te hoog vastgesteld.

Advies van Kreuze Consultancy
Stel minimaal wekelijks uw kas op aan de hand van dit excel document. Maak hiervan een uitdraai en bewaar deze goed.