Voorkom bijtelling!

De loonbijtelling voor de aan de werknemer ter beschikking gestelde (personen- en bestel)auto kan achterwege blijven als de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometers voor privédoeleinden wordt gebruikt. Richting de Belastingdienst zal dit overtuigend aangetoond moeten kunnen worden.

Bijtelling voorkomen
Bijtelling is op een aantal manieren te voorkomen.

1. Verklaring géén privégebruik
De werknemer zal in de eerste plaats zelf een Verklaring géén privégebruik kunnen aanvragen. Dit is in de praktijk een veel toegepaste methode om de loonbijtelling te voorkomen. De werkgever kan, als de werknemer deze verklaring overlegt, de loonbijtelling achterwege laten. Als bij controle blijkt dat er wel degelijk méér dan 500 privékilometers zijn gereden, dan loopt de werknemer een naheffingsrisico. In dit kader is het dus aan te raden dat de werknemer in ieder geval zelf een kilometeradministratie bijhoudt.

2. Kilometeradministratie
Het is ook mogelijk om in overleg met de werknemer maatregelen te nemen om de bijtelling voor de auto te voorkomen. Uiteraard kan met de werknemer worden overeengekomen dat hij een sluitende kilometeradministratie voert, u deze administratie controleert en dat de loonbijtelling niet zal worden toegepast. Tegenwoordig kan deze registratie op een meer eenvoudige wijze worden gedaan door gebruik te maken van zogeheten ‘black box-systemen’. De controle op het karakter van de betreffende ritten zal hierbij nog wel handmatig moeten worden gedaan.

3. Auto niet buiten werktijd gebruiken
Ook kunt u denken aan een regeling waarbij de afspraken dusdanig zijn dat het feitelijk onmogelijk is om de auto Verbod privégebruik auto en het voorkomen van bijtelling buiten werktijd te gebruiken. Hierbij kan de auto niet buiten werktijd gebruikt worden, omdat bijvoorbeeld de auto na werktijd verplicht op het terrein van de werkgever achterblijft. Bij deze maatregel zal het realiteitsgehalte ervan onderbouwd kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de auto buiten werktijd op een afgesloten bedrijfsterrein of garage achterblijft. Naar haar aard is dit een methode die in de praktijk bij uitstek geschikt zal zijn om te worden toegepast op bestelauto’s.

4. Schriftelijke afspraak
Een andere methode is het maken van een schriftelijke afspraak met de werknemer dat privégebruik van de auto niet mogelijk is. Hierbij zullen echter nog wel bepaalde aanvullende voorwaarden van toepassing zijn ten aanzien van controle van het gebruik en afdwingbare sancties bij overtreding. Hierna wordt nader ingegaan op het verbod op het privégebruik van de ter beschikking gestelde auto.

Bestelauto’s
Voor bestelauto’s is er een speciale regeling, waarbij aan de fiscus een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik wordt gevraagd. Deze verklaring die werkgever en werknemer gezamenlijk aanvragen, houdt in dat er uitsluitend zakelijke kilometers gereden worden en dus geen enkele privékilometer. Als voordeel wordt het feit genoemd dat de werknemer geen kilometeradministratie hoeft te voeren. In de praktijk is dit echter niet aan te raden. De werkgever tekent er samen met de werknemer voor dat er geen privékilometers met de bestelauto worden gereden. Blijkt dat wel het geval te zijn, dan loopt de werkgever vervolgens het risico dat alsnog de loonheffingen over de bijtelling worden nageheven.
Als de werkgever hiervoor kiest is het zeer aan te raden om wel degelijk van de werknemer een kilometerregistratie te vragen en deze te controleren, waarmee het praktische voordeel van deze regeling feitelijk niet meer aanwezig is. Daarnaast geldt voor bestelauto’s – maar ook voor sommige personenauto’s – dat het kan voorkomen dat, gelet op de inrichting en het gebruik van de auto, het feitelijk niet aannemelijk is dat de bestelauto voor privédoeleinden gebruikt wordt. Te denken valt aan de bestelauto waarin er, naast de bestuurder, geen ruimte is voor andere personen of waarvan de inrichting door het gebruik van de auto ongeschikt is om passagiers mee te nemen.

Verbod privégebruik
De gedachtegang is eenvoudig te volgen. De werkgever en werknemer komen met elkaar overeen dat de auto niet voor privédoeleinden gebruikt mag worden en omdat het privégebruik niet aan de orde is, kan de autobijtelling achterwege blijven.
De afwezigheid van het privégebruik, of tot maximaal 500 kilometers per jaar, moet wel reëel zijn. Wat op papier wordt afgesproken moet uiteraard wel overeenkomen met de praktijk.
Voor personenauto’s liggen de feiten en omstandigheden anders dan voor bestelauto’s. Personenauto’s zijn naar hun aard bij uitstek geschikt voor privégebruik en de vraag is hoe reëel een gebruiksverbod is als de werknemer meerdere personen in het huishouden heeft die over een rijbewijs beschikken. Een verbod privégebruik zal dan gecombineerd moeten worden met andere maatregelen, zoals het achterlaten van de auto op een afgesloten bedrijfsterrein of het voeren van een kilometeradministratie en het opleggen van een sanctie bij overtreding van het verbod.

Schriftelijk vastgelegd met sanctie
De maatregel van een verbod om de ter beschikking gestelde auto voor privédoeleinden te gebruiken, wordt doorgaans dan ook alleen gebruikt voor bestelauto’s. Maar ook hier geldt dat voor het realiteitsgehalte bepaalde waarborgen moeten worden opgenomen en toegepast. Allereerst moet het verbod schriftelijk door de werkgever zijn vastgelegd, waarbij de werknemer mogelijk hier ook voor kan tekenen. In het verbod of overeenkomst moet een sanctie zijn opgenomen, waarbij de werkgever een boete aan de werknemer oplegt als de bestelauto wel voor privédoeleinden wordt gebruikt. Dit kan een te betalen geldbedrag zijn (bijvoorbeeld per privékilometer), waarbij deze in verhouding moet zijn met de door de werkgever te betalen loonheffing, Zvw-bijdrage en premies werknemersverzekeringen over de bijtelling. Ook kan de sanctie bestaan uit het betalen van de verschuldigde loonheffing, Zvw-bijdrage en premies werknemersverzekeringen. In ieder geval moet de sanctie ook redelijkerwijs daadwerkelijk zijn op te leggen. Het opnemen van ontslag als sanctie bij overtreding van het gebruiksverbod is ook mogelijk maar ligt arbeidsrechtelijk gevoelig, en ligt daarom alleen voor de hand bij het veelvuldig overtreden van het verbod.

Voorbeeldafspraak
De Belastingdienst heeft ten aanzien van het gebruiksverbod voor de ter beschikking gestelde bestelauto, in overleg met onder meer VNO-NCW, een voorbeeldafspraak opgesteld. Het is aan te raden om bij toepassing van een verbod op privégebruik zoveel mogelijk dit model te hanteren. Als een afwijkende overeenkomst wordt gehanteerd, kunt u er niet zonder meer vanuit gaan dat het gebruiksverbod in de visie van de Belastingdienst voldoende realiteitsgehalte heeft.

Boete en andere maatregelen
Onderdeel van de voorbeeldafspraak is het opleggen van een boete als sanctie bij overtreding en een bedrag per verreden privékilometer. Daarnaast is opgenomen dat aan de werknemer bij herhaaldelijke overtreding naast de boetes ook andere disciplinaire maatregelen genomen kunnen worden met als mogelijk gevolg ontslag. Deze laatste maatregel in de voorbeeldafspraak heeft vooral een waarschuwend karakter, aangezien het in arbeidsrechtelijke zin maar de vraag is in hoeverre een daadwerkelijk ontslag als gevolg van deze overtreding aan de orde zal kunnen zijn.

Meest recente versie toepassen
De door de Belastingdienst in samenwerking met VNO-NCW gemaakte voorbeeldafspraak is onlangs vernieuwd. Bij toepassing van een verbod op privégebruik van de bestelauto moet u er dus op letten dat u de meest recente versie hanteert indien u de afspraken met de werknemers gaat maken.

Goedkeuren door fiscus
Voor afspraken die afwijken van de voorbeeldovereenkomst, maar ook die betrekking hebben op andere auto’s dan bestelauto’s, kan discussie worden voorkomen door de afspraak voor goedkeuring voor te leggen aan de Belastingdienst.

Samenvatting
Het maken van een afspraak met de werknemer dat het verboden is om de aan hem ter beschikking gestelde auto voor privédoeleinden te gebruiken, is een van de manieren om de loonbijtelling te voorkomen. Bij de uitvoering van het verbod gelden wel voorwaarden, die reëel zijn en ook daadwerkelijk worden toegepast, zoals het opleggen van sancties bij overtreding van het verbod. Voor het toepassen van een dergelijk gebruiksverbod bij bestelauto’s heeft de Belastingdienst een voorbeeldafspraak opgesteld. Deze afspraak is recent aangepast. Het is aan te raden om, bij het toepassen van een gebruiksverbod, gebruik te maken van deze voorbeeldafspraak. In dat geval is geen overleg noodzakelijk met de Belastingdienst over de vast te leggen voorwaarden bij het verbod. Wel blijft van belang dat er daadwerkelijk controle plaatsvindt van het gebruik en bij overtreding sancties worden opgelegd.