Automatiseer uw administratie

Het voeren van een administratie is een noodzakelijk kwaad, althans zo is hoe vele ondernemers binnen het MKB er tegenaan kijken.
Toch bevat de boekhouding een schat aan informatie die, wanneer op een juiste manier ingezet, kan zorg dragen voor extra inkomsten. De manier waarop een administratie wordt gevoerd kan bijdragen aan het besparen van kosten.

Tegenwoordig zijn er diverse mogelijkheden om uw administratie te automatiseren, hierbij een 3-tal tips die u daarbij helpen:

Tip 1: factureren en aanmaningen

Uit de Nationale Boekhoud Enquête van 2010 bleek dat bijna 50% van de MKB-ers met 1 tot 50 werknemers de verkoopfacturen aanmaken in een Office pakket zoals Word en Excel. In veel gevallen worden deze facturen verstuurd naar de accountant die deze gaat overtypen voor de administratie. Door te gaan factureren worden deze direct binnen de administratie aangemaakt. In plaats van het openen van Word of Excel opent u nu het boekhoudprogramma en stelt u op een efficiënte manier de factuur op in de eigen huisstijl. Debiteur gegevens hoeft u niet telkens opnieuw in te voeren net zoals de producten en diensten die u levert. Met een druk op de knop wordt de factuur aangemaakt en wordt deze afgedrukt of direct electronisch verstuurd. De factuur wordt automatisch in uw administratie verwerkt en uw accountant hoeft deze niet meer over te typen. Bijkomend voordeel is dat aanmaningen en debiteurenlijsten automatisch worden aangemaakt. Hierin worden deelbetalingen die plaatsvinden automatisch verwerkt.

Tip 2: koppel de boekhouding met uw bank

Wanneer u de boekhoudkoppeling met de bank activeert behoren bankafschriften tot het verleden. Deze worden namelijk op dagelijkse basis digitaal en automatisch ingelezen binnen de administratie. Wanneer u over een zelflerend boekhoudprogramma beschikt, worden de bankafschriften automatisch verwerkt en ‘afgeletterd’ met uw verkoop- en inkoopfacturen. U bespaart tijd en kosten door het op deze manier verwerken van de bankafschriften. Zowel u als uw accountant zijn minder tijd kwijt met het vewerken van de bankafschriften. Bijkomend voordeel is dat u beter zicht heeft op uw actuele financiële stand van zaken. U heeft inzage in de mate waarin u aan uw financiële verplichtingen zoals de BTW afdracht kunt voldoen. Meer informatie over de boekhoudkoppeling met ABN AMRO. Andere banken die deze koppeling nog niet ondersteunen kunnen wel handmatige export leveren vanuit het pakket.

Tip 3: voer eenvoudige boekhoudtaken zelf uit

Het voeren van een boekhouding is een vak. Toch zijn er enkele taken die u eenvoudig zelf kunt uitvoeren. Een voorbeeld hiervan is het inboeken van de inkoopfacturen. Normaliter verzamelt u de inkoopfacturen en stuurt ze vervolgens op naar uw accountant. Die voert deze in binnen de administratie. Wanneer u deze taak zelf gaat uitvoeren bespaart dat de accountant tijd die hij weer kan besteden aan kwalitatieve ondersteuning voor uw onderneming. Een efficiënte manier van samenwerken waarbij u nauw betrokken blijft bij de uitgaven die worden gedaan.

Het volgen van de tips zoals beschreven legt voor u als ondernemer een basis om naast besparingen extra inkomsten te genereren door uw financiële situatie scherper te volgen en te monitoren. De kans op financiële verrassingen en tegenvallers worden hiermee beperkt plus u creëert voor u zelf een situatie waarin u snel kunt inspelen op de veranderende marktomstandigheden. Het nieuwe werken biedt tal van kansen en mogelijkheden, zelfs in relatie tot uw boekhouding.

Heeft u vragen of opmerkingen neem dan vrijblijvend contact op.