Automatiseer uw totale boekhouding!

Een boekhoudprogramma is een programma waarmee u de boekhouding kunt automatiseren. Het programma moet natuurlijk alle basisfuncties van een boekhouding kunnen uitvoeren, maar in de praktijk bieden de meeste boekhoudpakketten meer functionaliteit dan strikt noodzakelijk.

Met een boekhoudprogramma moet de ondernemer in ieder geval zijn grootboekadministratie kunnen voeren. Hij moet dus een inkoopfactuur, een bankafschrift of een memoriaalboeking kunnen vastleggen. Tevens moet hij er min of meer automatisch een balans en een resultatenrekening mee kunnen vervaardigen.

Subadministraties en gelieerde functies
In de praktijk bieden de meeste boekhoudpakketten ook functies voor subadministraties (Debiteuren, Crediteuren en/of Voorraad) en gelieerde functies als Telebankieren, Consolidatie, Budgettering, Relatiebeheer, Vaste activa, Inkoop, Verkoop, Projecten of Productie. Bij de aanschaf van een boekhoudpakket is het vaak zinvol ook op deze extra functies te letten.

Algemene functies

Toegangsbeveiliging
Hiermee worden functies beveiligd binnen het pakket tegen onbevoegd gebruik. Voor elke gebruiker wordt een naam en wachtwood vastgelegd waarmee bepaald wordt tot welke onderdelen hij toegang krijgt.

Import / export van gegevens
Het is van belang dat het pakket een bestand met gegevens kan importeren in de applicatie. Zo zou een boekhoudpakket een bestand met naam- en adresgegevens kunnen importeren, waarna die gegevens worden toegevoegd aan het crediteurenbestand.
Het uitvoeren van gegevens in een andere applicatie, moet ook mogelijk zijn. Bij export vervaardigt het pakket een bestand met gegevens die vervolgens kunnen worden verwerkt door een ander programma zoals een spreadsheet of een tekstverwerker. Zo kun je bijvoorbeeld een saldilijst maken op maandbasis en deze vervolgens in een spreadsheet verwerken tot de maandelijkse rapportage. Bij veel pakketten is de export geïntegreerd in de overzichten. Elk overzicht is dan zowel te raadplegen op het beeldscherm en af te drukken via de printer als te exporteren naar een bestand.

Multi-user
De gegevens worden bij een multi-user functionaliteit beschermd tegen gelijktijdig gebruik, zodat niet de ene gebruiker de gegevens van relaties raadpleegt en notities toevoegt terwijl de andere gebruiker de ontvangen betalingen boekt. In dergelijke gevallen mogen dezelfde gegevens niet gelijktijdig gewijzigd kunnen worden. Is er geen multi-user functionaliteit aanwezig, dan wordt gesproken van single-user. De meeste pakketten zijn in de basisuitvoering single-user, maar zijn uit te breiden tot multi-user.

Grootboek
Het grootboek (de grootboekadministratie) vormt altijd het hart van elke boekhouding. In het grootboek worden namelijk alle financiële gebeurtenissen vastgelegd. Dat gebeurt in de vorm van (financiële) transacties, ook wel mutaties genoemd. Op basis van het grootboek kan zowel een balans als een verlies- en winstrekening worden vervaardigd.

• Het grootboek kan worden uitgebreid met de volgende functies:
  Budgettering: de systematiek waarbij de gerealiseerde cijfers worden vergeleken met de gebudgetteerde cijfers.
• Kostenplaatsen: het aanbrengen van een verdere onderverdeling van kosten, bv. om de brandstof-kosten toe te rekenen aan verschillende auto’s.
• Vreemde valuta: hiermee laten de overzichten zowel de eigen als de vreemde valutawaarden zien.
• Consolidatie: de gecombineerde cijfers van formeel gescheiden bedrijven.
• Telebankieren: het automatiseren van periodiek ontvangen mutaties van ontvangen bankafschriften.
• Elektronische btw-aangifte
• Vaste journaalposten: als het voorkomt dat bepaalde transacties periodiek terugkomen (bv. salaris-uitbetalingen), kan de subfunctie Vaste journaalposten zinvol zijn.
• Transitorische posten: de subfunctie Transitorische posten is specifiek bedoeld om een bepaalde opbrengsten- of kostenpost niet in één periode te laten vallen, maar te spreiden over een serie perioden.

Debiteuren
De meeste pakketten bieden de mogelijkheid om debiteuren in te voeren. Betalen de debiteuren niet op tijd, dan kunnen er aanmaningen worden verstuurd. De subfunctie Aanmaningen vervaardigt daartoe aanmaningen via de printer of e-mail. Ten behoeve van de incasso kan men via deze subfunctie automatisch een bestand vervaardigen met daarin per debiteur het te incasseren bedrag.

Crediteuren
Crediteuren moeten betaald worden. Ook dat proces kan worden geautomatiseerd via de functie ‘Automatische betalingen’. Het bestand wordt gestuurd naar de bank en de volgende dag zijn de bedragen betaald en is de boekhouding bijgewerkt.

Relatiebeheer
Verder is relatiebeheer handig en praktisch. We spreken van een functie Relatiebeheer als binnen het boekhoudprogramma niet afzonderlijk debiteuren en crediteuren, maar relaties zijn te registreren. Die relaties kunnen vervolgens fungeren als debiteur en/of crediteur binnen het boekhoudpakket. Verder is de registratie niet beperkt tot de kale naam- en adresgegevens, maar zijn ook gegevens als e-mailadres, functie, telefoon-nummer en faxnummer vast te leggen. Dat wordt dan aangevuld met de mogelijkheid van een memo van meestal onbeperkte lengte waarin alle willekeurige informatie is vast te leggen. Al deze gegevens zijn in één bestand opgeslagen.

Vaste activa
De functie Vaste activa maakt het proces rond vaste activa makkelijker. Van elk bezit worden bij de aanschaf enkele kerngegevens, zoals de afschrijvingstermijn en de wijze van afschrijven ingevoerd. Daarna doet het boekhoudprogramma het werk. Zo kan elke maand automatisch worden afgeschreven, zodat de maandelijkse resultatenrekening een beter beeld geeft. Aan het einde van het jaar kan een overzicht worden vervaardigd met alle cijfers die noodzakelijk zijn voor de belastingaangifte. Verder kan een overzicht worden gemaakt met daarop alle vaste activa en de waarden daarvan.

Inkoop
Inkopen begint met het bepalen wanneer en hoeveel van elk artikel ingekocht moet worden. Vervolgens moeten deze artikelen daadwerkelijk worden besteld door naar de leverancier een bestelformulier te sturen. Enige tijd later komen de bestelde goederen binnen en moeten de ontvangsten worden vergeleken met de bestelling. Wordt later de factuur ontvangen, dan dient ook deze te worden vergeleken met de ontvangsten en de bestelling. De functie Inkoop kan een groot gedeelte van deze werkzaamheden overnemen.
De subadministratie Inkoop kan de volgende zaken bevatten:

• Besteladvies: het programma geeft advies over de voorraad (een overzicht van alle artikelen waarvan de actuele voorraad lager is dan het zogenaamde bestelniveau).
• Orderadministratie: een overzicht van de bestellingen en ontvangen goederen.
• Bestelformulieren: zijn eenmaal handmatig of automatisch een aantal orders ingevoerd, dan kan deze subfunctie de benodigde bestelformulieren afdrukken via de printer of als e-mailberichten klaarzetten.

Voorraad
In een subadministratie Voorraad kan per artikel/boeking de locatie worden opgegeven (subfunctie Magazijnen en/of locaties). Ook is het gangbaar dat een artikel kan worden gedefinieerd als bestaande uit een serie andere artikelen.

Verkoop
De verkoopadministratie bevat meestal de volgende mogelijkheden:

• Offerte: het pakket kan een offerte maken, die vaak later omgezet kan worden in een factuur.
• Directe facturering: van directe facturering is sprake als na invoer van de ordergegevens direct de factuur wordt afgedrukt.
• Periodieke facturen: er is sprake van periodieke facturen als aan klanten periodiek dezelfde factuur wordt gestuurd. Deze subfunctie laat eenmalig de gegevens voor dergelijke facturen invoeren, waarna periodiek automatisch die facturen zijn te vervaardigen.
• Prijzen en kortingen: maatregelen om de prijs en de korting te wijzigen (bv. de ene klant heeft lagere prijzen dan de andere).
• Orderadministratie: een overzicht van de bestellingen en verzonden goederen.
• Statistieken

Bovenstaande mogelijkheden zijn allemaal te realiseren met AccountView.

Heeft u vragen of opmerkingen neem dan vrijblijvend contact op.

Bron: MKB Nederland