SEPA en AccountView

20/05/2013 Door Sander Kreuze

Wat is SEPA en wat betekent SEPA voor u?

SEPA zorgt ervoor dat eurobetalingen vanaf 1 februari 2014 overal en altijd op dezelfde manier plaatsvinden. Met SEPA komen er nieuwe standaarden voor rekeningnummers, girale betalingen en incasso’s.

Wat is SEPA?

SEPA is een Europese overschrijving gebaseerd op gemeenschappelijke Europese standaarden. Om hiervan gebruik te kunnen maken hebt u bijvoorbeeld internationale bankrekeningnummers (IBAN) en bankcodes (BIC) nodig. In tegenstelling tot de bestaande (nationale en internationale) overschrijvingen kunt u Europese overschrijvingen gebruiken voor binnenlandse én grensoverschrijdende eurobetalingen. Dit is mogelijk omdat Europese banken deze betalingen op dezelfde manier gaan verwerken. De Europese overschrijving zal uiteindelijk de huidige binnen- en buitenlandse euro-overschrijvingen vervangen.

Wie bieden ondersteuning?

Visma Software biedt, naast de reguliere ondersteuning, deze SEPA-pagina en brengt Service Packs uit voor de meest actuele versies van AccountView. Voor ondersteuning op organisatorisch vlak, consultancyvraagstukken (zoals aanpassing van layouts), aanpassingen aan maatwerk en koppelingen kunt u contact opnemen met Kreuze Consultancy. Doe dat bijtijds; u bent niet de enige die met deze wijziging te maken heeft. Daarnaast speelt ook uw bankier een belangrijke adviserende rol op het gebied van uw betalingsverkeer.

Service Packs voor AccountView

AccountView software biedt op een aantal onderdelen al sinds 2009 ondersteuning voor SEPA. In juni 2013 brengt Visma Software aanvullende Service Packs betreffende SEPA uit voor AccountView. Alleen als u werkt met versie 9.1 of hoger met het bijbehorende Service Pack, dan kunt u in uw AccountView-omgeving werken met SEPA. Via Help/Info in AccountView kunt u nagaan met welke versie u werkt. Als u werkt met een andere versie van AccountView dient u contact op te nemen om een update te bespreken zodat u ook over kunt op SEPA.

De Service Packs bieden het volgende:

Een import/exportwizard voor Nederlandse bankrekeningnummers naar IBAN-nummers wordt geïntroduceerd;
Nieuwe SEPA-formaten voor Europese betalingen worden toegevoegd voor de meeste (zakelijke) banken van Nederland;
Nieuwe SEPA-formaten voor Europese incasso’s worden toegevoegd voor de meeste (zakelijke) banken van Nederland;
De zakelijke incasso wordt geïntroduceerd naast de normale incasso;
Wijzigingen t.b.v. SEPA in Swift-MT940 bestanden worden doorgevoerd;
Voorbereidingen worden getroffen om de overgang naar SEPA voor de directe bankkoppeling (ABN AMRO en Rabobank) te verwezenlijken;
De IBAN Acceptgiro komt beschikbaar.

U kunt op onze website http://www.vismasoftware.nl/sp of via Infoline nagaan of het door u benodigde Service Pack beschikbaar is.

Globale beschrijving van de te volgen werkwijze

Op de vraag “Wanneer kan ik gaan starten met voorbereiding voor SEPA?” kan geen eenduidig antwoord worden gegeven. U hebt afgelopen jaren al de mogelijkheid gehad om IBAN-nummers vast te leggen (vanaf versie 9.0b) en u kunt eenvoudig IBAN-nummers genereren vanuit diverse vensters mits bankgegevens correct zijn vastgelegd en gekoppeld. Met de komst van de import/export-wizard wordt u hiermee nog beter geholpen om snel al uw Nederlandse bankrekeningnummers uit één of meerdere administraties om te zetten naar IBAN-nummers.

Het volgende globale stappenplan kan als leidraad worden gebruikt:

Neem kennis van de wijzigingen en beschikbare checklists;
Neem kennis van de informatie van uw bankier;
Ga na of u beschikt over versie 9.1 of hoger. Is dit niet het geval, neem dan contact op voor een update;
Stel een planning op. Betrek hierbij eventueel ook uw AccountView-leverancier en bank;
Installeer het benodigde Service Pack welke in juni 2013 beschikbaar komt;
Completeer uw IBAN-nummers (handmatig, via IBAN’s genereren en/of de import/export-wizard);
Maak uw administratie(s) gereed om te werken met SEPA.

Een gedetailleerd stappenplan zal gelijktijdig volgen bij de oplevering van de Service Packs.

Verwerk een aantal bestanden als proef;
Ga over op SEPA.

Achtergrondinformatie

Op welke processen heeft SEPA invloed? De belangrijkste veranderingen nog eens op een rij:

1. De binnenlandse betaling verdwijnt en wordt vervangen door een SEPA-formaat (PAIN):

Al enkele decennia is het betalingsverkeer binnen Nederland zeer efficiënt geregeld met behulp van ClieOp-formaten. Dit huidige formaat (ClieOp03) wordt vervangen door een SEPA XML-formaat. Hiermee kunnen behalve binnenlandse betalingen en incasso’s ook grensoverschrijdende eurobedragen binnen de EER-zone uitgevoerd worden. Het gebruik van (korte) binnenlandse bankrekeningnummer wordt vervangen door het gebruik van (langere) IBAN-nummers. De werkwijze is gelijk aan de manier waarop u nu betaalopdrachten aanmaakt. In het venster Automatische betalingen kiest u straks een SEPA-formaat van uw bank, in plaats van het ClieOp03-formaat.

2. Het huidige binnenlandse incassoformaat wordt vervangen door twee SEPA-formaten (PAIN):

Op het gebied van automatische incasso gaat er binnen de EER-zone behoorlijk wat veranderen. Het ClieOp03-formaat wordt vervangen door twee verschillende SEPA XML-varianten:

Normale incasso (Core)

De normale incasso kan worden gebruikt als de debiteur een consument (B2C) of een bedrijf (B2B) is. Voor de SEPA-variant gelden andere regels dan de tot nu toe gehanteerde incassovormen. Zo heeft de debiteur straks over het algemeen meer mogelijkheden voor stornering en is de storneringstermijn langer dan nu.

Zakelijke incasso (B2B)

De zakelijke incasso is specifiek bedoeld voor B2B. Deze variant biedt de debiteur geen stornorecht; de incassant heeft daardoor meer zekerheid over de betaling. De akkoordverklaring van uw klant voor de incasso dient wel vastgelegd te zijn in de software en bij elke incasso worden meegeleverd.
Ten aanzien van de zakelijke incasso zijn er een aantal aandachtspunten. Zo moeten de banken van beide partijen de zakelijke incasso ondersteunen. Ook moeten er expliciet van zakelijke rekeningen geïncasseerd worden, wat niet altijd even duidelijk is voor de incassant. Bovendien moet het mandaat (de akkoordverklaring) geregistreerd zijn bij beide banken.

3. De huidige bankrekeningnummers worden vervangen door Europese rekeningnummers (IBAN):

Voor SEPA-betalingen en -incasso’s kunnen alleen IBAN-nummers worden gebruikt. Het is dus van cruciaal belang dat deze gegevens aanwezig zijn binnen uw administratie(s) om straks succesvol betaalopdrachten of incasso’s uit te voeren of bankafschriften in te lezen. In de supportnote Informatie rondom SEPA kunt u lezen waar deze afkorting voor staat en hoe een IBAN-nummer is opgebouwd.

4. De bestandsformaten voor bankafschriften moet worden aangepast:

De huidige bestandsformaten voor bankmutaties (MT940) worden in eerste instantie aangepast om opname van SEPA-informatie daarin mogelijk te maken. Uiteindelijk zullen deze formaten worden vervangen door het SEPA-formaat CAMT. Medio 2013 hebben nog niet alle Nederlandse banken hun CAMT-formaat gepubliceerd. Om die reden is gekozen om de gestructureerde informatie zoals deze in het MT940-formaat meekomt, te gaan ondersteunen in AccountView. In een latere fase zullen de beschikbare CAMT-formaten mogelijk worden toegevoegd aan AccountView.

5. De acceptgiro:

De huidige acceptgiro zoals we deze in Nederland kennen zal nog tot 1 januari 2019 gebruikt mogen worden. Om de acceptgiro nog te kunnen gebruiken, dient deze aangepast te worden aan de specificaties zoals deze gaan gelden vanaf 1 juli 2013. Als u gebruikmaakt van de acceptgiro dan zal uw layout hiervoor moeten worden aangepast naar de IBAN-acceptgiro.